ChatGPT×RPAで業務効率化！　一歩先行く活用アイデアとは？

「毎日が忙しい…」「もっといい仕事の仕方があるんじゃないか…」

ビジネスマンなら、誰でも一度は思ったことがあるはず。　そんな方にとって、仕事の仕方が一変するのではないか、という期待とともに注目されているのが話題のChatGPTです。

もう一つ、現代の業務自動化に欠かせないツールであるRPAとともに、業務効率化につながる活用アイデアをご紹介します。

「よく聞くChatGPTってなに？」「RPAもよく聞くけど、本当に仕事が楽になるの？」という方にも、その特徴が伝わるように解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。

ChatGPTとは？

ChatGPT（Generative Pre-trained Transformer）とは、OpenAI社が開発した自然言語処理のモデル「GPT-3」を使用したAIチャットサービスです。膨大な文章データを使ってトレーニングされていて、テキスト生成や翻訳、質問応答、文章の要約など幅広く活用できることから注目されています。

ChatGPTは、トレーニング時に与えられた文章データから、単語の出現パターンや文法的な構造などの言語的な特徴を自動的に学習します。これにより、ChatGPTは自然言語を理解し、自然な文章を生成することができます。

また、ChatGPTは、トレーニング時に大量の文章データを用いることで、さまざまな言語的な知識も獲得しています。文法的な構造や単語の意味、語彙の類似性、慣用表現などを自動的に学習し、多様な言語に対応することが可能になっています。

つまり、ChatGPTは言語処理が得意なAIということです。

これがどう仕事の役に立つのか、というと、主に以下のような業務に活用できます。

• ブログ記事やリリース記事の初稿執筆
• メールの文章作成
• 資料、プレゼン、企画書の構成（アウトライン作成）
• 翻訳作業
• 議事録の作成・要約

例えば、企画書の作成にChatGPTを活用してみましょう。

プロンプト^※：あなたはITコンサルティング会社の採用担当者です。首都圏のエンジニア採用を強化していて、毎月２名採用したいと考えています。採用活動の企画案を５つ考えてください。
※コンピューターにコマンドを入力する場所を表す画面上の表示。AI関連の文脈ではAIに対する指示のこと。

いろいろなアイデアを提案してくれました。

この中から気になる企画をさらに深堀りすることも可能です。

プロンプト：「インターンシッププログラムの充実」はいいですね。学生が興味を抱いて、訪問してくれる企画を10案出してください。

人事・採用業務は中小企業においては一人担当ということも珍しくありません。その際、企画出しにもう一人アシスタントと相談する感覚で使用することができます。

ChatGPTは高度な文脈理解や柔軟な応答生成能力を持っているので、これを上手に活用できれば、人事・採用担当者の業務効率化に大きな助けとなることは間違いありません。

RPAとは？

RPAとは、Robotic Process Automationの略称で、「ロボットによる処理の自動化」を意味します。ソフトウェアやアプリケーションが、設定された通りに自動で作業を処理します。

RPAはロボットなので、人間のように状況を読み取って柔軟に判断することが苦手です。逆に、あらかじめ決められたことを、決められた通りに動くことは人間以上にミスなく行うことができます。

また、RPAはローコードツールといって、プログラミングの知識なしに使用できるツールになっています。どの程度の知識が必要かはソフトによって異なりますが、ただ動かすだけなら、それまでヒトが行っていた操作をそのまま記録することが可能です。

実際に動作する様子は以下の動画でご覧ください。

RPAは業務を自動化するだけでなく、人的ミスが削減できる点も大きなメリットです。Excelの入力ミスは、ミスを修正する時間も生み出し、他の業務時間を圧迫しがちです。RPAは作業時間のみならず、こうした修正時間も削減できます。

RPAは大手企業や自治体を中心に導入が進んでおり、活用している組織も多いでしょう。

ChatGPTとRPAで業務効率化するアイデア

そんなChatGPTとRPAを組み合わせれば、もっと業務を効率化できるのでは？と考える人も少なくないでしょう。

API^※を活用できる知識があれば、ChatGPTで行える範囲も広がりますが、本稿ではあくまでもプログラミングの専門知識をほとんど持たない方でも活用できるアイデアを提示します。
※API＜Application Programming Interface＞とは、ソフトウェアアプリケーション同士が相互に通信するためのインターフェースのこと。ChatGPTを提供するOpenAI社は、APIを使用してサービスを提供しており、同社のAPIを使用することで、開発者はChatGPTに対してリクエストを送信し、応答を受け取ることができます。

日報作成と感情分析

毎日、上長に日報を提出する組織は少なくないでしょう。形式は会社によってまちまちでしょうが、ChatGPTなら自社の形式に沿った内容を、わずかな入力時間で作成することができます。

例えば、以下のような日報の項目を想定しましょう。

本日の予定：
課題・気づき：
明日の目標：

プロンプトは以下です。

ChatGPTの回答は以下です。

箇条書きでしかなかった日報を膨らませて表現してくれました。

続いて、この日報情報を、従業員のモチベーション分析に利用してみましょう。
ChatGTPは文面から感情分析にも使用できます。例として、先ほど作成した日報を分析してみます。

出力は以下です。

この分析を通して、短期的には心理評価が下がった段階ですぐに部下に対してコミュニケーションを取ることができます。

さらに、このデータを人事や採用などと共有して長期で蓄積、RPAでデータをExcelなどに整えればモチベーション分析を行うことができます。この分析データを用いれば、部署の配置や業務量の調整など、働きやすい職場づくりにつなげることも可能になります。

会社の売上分析

会社の売上情報を分析して、参考資料を作成する使い方も考えられます。

例えば、売上情報データベースに蓄積し、RPAでExcelデータに整え、グラフ化。そのデータをChatGPTに読み込ませて、資料用のテキストを作成します。

プロンプト：貴方は企業の経営戦略部担当者です。以下の店舗売上の分析データから、気づきを端的に記載してください。【以下はグラフの元データ】

数字に対する分析テキストが出力されました。

今回はダミーデータを使用したため、プロンプトもシンプルなものでしたが、より多くの店舗情報や顧客情報を加えれば、詳細な分析が可能になるでしょう。

データとテキストを組み合わせれば、売上資料も簡単に作成することができます。

AIとRPAで加速する業務自動化

ChatGPTとRPAを組み合わせることで、業務自動化の可能性がさらに広がることがイメージできたのではないでしょうか？　

一方で、これまでの事例から「ChatGPTのプロンプトを入力するのが手間なのでは？」と思われた方もいるかもしれません。

少なくとも、現在のAIの精度は人間からの命令が細かければ細かいほど正確な回答が生成されます。つまり、「文章を書く」「転記する」「ビジュアルを調整する」といった作業はAIやRPAが可能ですが、何を出力させるのか、なにを切り口に考えるのか、といった「考える」部分は人間が担わなければなりません。また、どんな風にこれらAIやRPAを業務で使っていくのか、導入を進めていくのも人間の役割です。

ChatGPTをはじめとするAIやRPAは、万能ではありません。私たち人間がこれまで行ってきた作業を担ってくれる、心強いアシスタントと捉えるべきでしょう。

ツールを使いこなすためには、使う側が知識をアップデートし続けることが必要です。しかし、忙しいビジネスマンが常にツールの情報を更新し続けることは難しくもあります。「どんな風にデジタルツールを使えばいいかわからない」「社内の業務効率化がうまくいかない」とお悩みの企業は、少なくありません。

そんな時は、外部のパートナー企業を見つけることが有効です。

ロボフィスは全国に事業所を構え、地域の特性やクライアント企業の文化を踏まえた業務効率化・DX推進、それらに関する内製化や社内研修を支援しています。リモートによるお打ち合わせはもちろん、現地でのヒアリングも無料で行っているため、ぜひお気軽にご相談ください。

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