Microsoft 365ユーザーなら必ず使用することになるSharePoint。Teamsなどでもファイル共有をするとSharePoint内にデータが格納されるため、頻繁に利用しているビジネスマンは多いでしょう。
一方で、「何ができるのか詳しくは知らない」「どういうルールでデータが格納されているかわからない」「OneDriveとの違いがわからない…」と感じている方も少なくありません。
本稿では、SharePointの基本機能とメリット・デメリット、活用方法を解説していきます。SharePointはMicrosoft 365を使いこなすための要となりますので、しっかりと把握しておきましょう。
ゼロからわかる！ Microsoft 365の組織的活用方法
WordやExcel、PowerPointといったビジネスに欠かせないアプリ。それ以外にもMicrosoft 365にはさまざまなアプリがあり、それらを連携させることで業務効率を大幅にアップできます。
「Microsoft 365ってなにができるの？」「Microsoft 365をもっと活用したい！」という方にピッタリの資料です。
SharePointとは
Share PointはMicrosoft社が提供するサブスクリプションサービス「Microsoft 365」に含まれるファイル共有アプリです。Webブラウザ上で組織的にドキュメントやデータを共有・編集することができます。また、ポータルサイトを作成することもできるため、社内報や社内掲示板に活用している例もあります。
モバイルアプリも提供されていて、「いつでも」「どこで」「誰とでも」ファイルを共有・編集することができます。
OneDriveとの違い
Microsoft社が提供するファイルストレージにOneDriveがあります。こちらは個人利用を想定していて、ファイルの格納、編集、共有が主な機能となっており、SharePointよりも機能が少なくなります。
SharePoint ⇒ 組織向け
OneDrive ⇒ 個人向け
と覚えておくと良いでしょう。
SharePointの機能
SharePointにはさまざまな機能があります。
| SharePointの機能 | |
|---|---|
| チームサイトの作成 | 情報共有を行うサイトを作成 |
| リスト | データの確認や編集を行う |
| ドキュメントライブラリ | 社内外のメンバーと情報共有、共同編集行う |
| ワークフロー | システム上でワークフローを作成 |
| Officeアプリとの連携 | WordやExcelといったOfficeアプリと連携 |
| 全文検索 | ファイルやサイト内の情報をまとめて全文検索が可能 |
| アンケート機能 | アンケートが作成できる |
| ファイルのバージョン管理機能 | ファイルやドキュメントに対して変更履歴の記録が可能 |
SharePointのメリット・デメリット
SharePointはデータを格納するだけでなく、さまざまな機能とメリットがあります。
SharePointのメリット
メリット① サイト上で共同編集が可能
SharePointで共有したデータは、共有している相手と共同編集が可能です。Teams会議で打ち合わせをしながら共有データを同時編集してタスクを終わらせる、といった使い方をされている方も多いでしょうが、SharePoint側の機能です。
メリット② 変更記録が残る（バージョン管理）
SharePoint上で編集・更新したデータは変更記録が残ります。そのため、「以前の内容に戻したい…」という場合でも、過去データをさかのぼることができます。
データの「…」部分をクリックすると「バージョン管理」という項目が表示されます。
バージョン管理をクリックすると、過去データのリストが表示されるので、必要なデータをクリックすれば表示されます。
メリット③ ポータルサイトはサイト分析が可能
SharePointはポータルサイトを作成することが可能です。
社内報や社内掲示板、社内ナレッジツールなど活用できるシーンは幅広く、サイトの分析が可能です。
分析できるのは「重複しない問覧者数」「サイトの訪問数」「ユーザーあたりの平均時問」「過去7日間で人気のあるコンテンツ」「使用状況に関する分析情報」のみで、詳細な分析は別のツールの利用が必要になりますが、社内報や社内掲示板の利用率などを見たい場合はこちらで問題ないでしょう。
メリット④ ワークフロー（作業の自動化）が作れる
SharePointに格納されたデータはワークフローが作成できます。こちらでいうワークフローとは、データの格納・編集をきっかけに承認や署名、通知といった定型作業を自動処理する機能を指します。
Power BIやPower Apps、Power AutomateといったMicrosoft 365アプリと連携するのですが、テンプレートも充実していて、業務の自動化をカンタンに設定できます。
SharePointのデメリット
デメリット① 見た目がわかりづらい
SharePointのデメリットとして大きいのが、見た目のわかりづらさです。機能として優れているものの、わかりづらいために利用が広がっていないと思われます。
デメリット② 見た目を編集できる範囲が狭い
「見た目に課題があるのなら、見やすくカスタマイズすればいい」と考える方も多いでしょうが、カスタマイズできるのはテンプレートからレイアウトを選ぶことと、テーマカラーの変更程度です。ただし、ある程度見やすく変更することは可能です。
おしゃれなサイトやコーポレートブランディングにかかわるようなデザインにすることは難しいでしょう。
SharePointとTeamsの関係
SharePointはTeamsの利用に欠かせません。
TeamsはMicrosoft 365のアプリの一つで、チャットやビデオ会議などが可能なコミュニケーションツールです。ドキュメントやデータなども共有でき、Teams上で編集も可能です。
このTeamsで利用したデータが「どこにいったかわからない…」という場面はかなりの方が経験しているのではないでしょうか。
Teamsで作成した「チーム※1」は、自動的にSharePoint内でチームサイトとフォルダが作成されます。「チーム」を作った後に「チャネル※2」を作成するケースも多いでしょうが、こちらは「チーム」のフォルダの下の階層に新たにフォルダが作成されています。「チャネル」内でファイルのやりとりがあった場合は、チャネル名のフォルダの下の階層にデータが格納されています。
※１ Teams内の１グループ。
※２ Teamsで作成した「チーム」における1つの場所。例えば、プロジェクトで「チーム」を作成し、プロジェクトの班ごとにチャネルを作って進行する。
なお、チャット上でやりとりしたデータは個人同士のやり取りとしてOneDriveに格納されています。
大切な業務プロジェクトであれば、チームを作って進行管理をした方がデータ管理上は後々整理が楽になるでしょう。
まとめ
SharePointは見た目がわかりづらく、直感的に操作できるツールが多い近年においては、やや使いづらい印象があります。しかし機能は充実していて、活用できれば生産性が大幅にアップすることも期待できます。特にデータの格納については使い方を把握できれば、社内ルールを統一することでより便利に活用していくことも可能でしょう。
Microsoft 365はSharePointのほか、40種類以上のアプリが利用できます。なかでもPower Platformはローコード・ノーコードで業務自動化が可能なアプリ群として開発されていて、Microsoft 365ユーザーであればぜひ活用したいところです。このPower Platformを活用するのにも、SharePointは大事な部分。しっかり把握して、さらに業務を効率化していきましょう。
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