DXの進め方　第4回「「DXは小さく始めて大きく育てる　デジタイゼーション・デジタライゼーションとは？」

前回までのあらすじ
DX推進の担当者がやるべきこと、そして会社に協力してもらうべきことをつかんだ初心さん。地道に改革のための現状把握をしていくことを誓います。いよいよDXを実行していこうと意気込んでいるようですが…？

DX推進は、課題を見つけて集中して解決に動く

経営の「目指す姿」が決まると、現在との状況や考え方、利益や市場でのポジションにギャップがあるはず。それが自社の抱える課題です。

課題を解決するために、もっとも効果が高いと思われる部署、あるいは業務から改革を進めていきましょう。

解決する課題が見つかれば、そこからどんな解決ができるか考えてみてください。まずは集中して、一つの課題を解決するためにメインとなる部署に協力を仰ぎましょう。

「目指す姿」に向かってDXを推進していくのは一大プロジェクトです。しかし、千里の道も一歩から。まずは小さく始めて成功と失敗をたくさん経験していきましょう。

DX推進の準備①　BPRとは？

前回も触れましたが、DXを前提とした業務改革にBPR（ビジネスプロセス・リエンジニアリング）の考え方は重要です。

BPRとは「コスト、品質、サービス、スピードのような、重大で現代的なパフォーマンス基準を劇的に改善するために、ビジネス･プロセスを根本的に考え直し、抜本的にそれをデザインし直すこと」と定義されています（マイケル･ハマー＆ジェイムズ･チャンピー著「リエンジニアリング革命」より）。

この定義にある特徴的なキーワードを、三菱UFJリサーチ＆コンサルティングがさらに細かく解説しています。

より詳しく表現するなら、「小さな改善で業務を効率化するだけでなく、大きな成果を出すために、現在のビジネス・プロセスに対して“なぜ行っているのか”を問い直し、不要なものは捨てたり、より効率的なプロセスに作り変えたりすること」と言えます。

DX推進の準備②　BPRの進め方

BPRは大きく5つのステップに分かれていて、8つの手順で進行していくのが一般的です。

そして、ここで大切なのはBPRと同時にデジタイゼーション・デジタライゼーションも進めていくことです。

DXの基盤①　デジタイゼーションとは

デジタイゼーション＜Digitization＞とは、アナログ・物理データをデジタルデータ化することです。

たとえば、保管しておきたい紙書類をスキャンしてPDF化する。あるいは、手書きの書類や注文票、伝票などをAI-OCR^※で読み取り、電子データ化する。日報を紙ではなくメールで送信したり、システムや日報アプリに直接記入したりするようにする、といった方法もあります。
※OCRは、あらかじめ設定した活字や手書き文字などを画像データとして取り込み、編集可能なテキストデータに変換する技術（光学式文字認識）のこと。AI-OCRは設定外の活字にも対応し、学習することで対応範囲を広げていきます。

これらは全てデジタイゼーションにあたります。

デジタイゼーションは、ここだけ見ると「ただデータになっただけ」「紙のままじゃいけないの？」と、変換作業を手間に感じてデジタル化に抵抗を覚える方も出てきます。

しかし、デジタイゼーションはDXの基盤です。なぜなら、データ化していないとこの後に控える効率化はもちろん、工程を見える化したり、数値化したりして分析することができないからです。

それに、紙書類をPDF化するといった比較的カンタンなデジタイゼーションでも、検索すればすぐにほしい書類データが見つけられるなど、利便性もアップします。また、物理的に書類保管庫も最低限で良くなり、経費面でもメリットが得られます。

BPRで業務を整理しながら、デジタイゼーションが可能な項目も一緒に洗い出してしまいましょう。

（DXの基盤②　デジタライゼーションとは？

デジタライゼーション＜Digitalization＞とは、個別の業務・製造プロセスのデジタル化のことです。

たとえば、FAXで送られてきた注文書をAI-OCRでデータ化し、注文書データの発注をRPAで基幹システムに自動入力する。アプリ作成ツールで作った日報アプリに記入した後、メールで上司に連絡が行き、確認後は承認ボタンを押すだけで指定されたフォルダへ格納される。

このようなデジタル化の先にある業務自動化をデジタライゼーションと言います。

デジタライゼーションまで行えると、業務効率も格段にアップします。RPAで年間の業務時間が約480時間削減できた事例もあります。

また、RPAのほかにもExcelVBAやPythonといったプログラムによる自動化、Microsoft 365のようなサブスクリプションサービスに含まれるアプリ作成ツールや自動処理アプリなどを活用する方法もあります。

参考：初心、RPAを学ぶ：第7回「RPAだけじゃない？　業務を自動化するさまざまな方法を知っておこう！」

DXの一歩目は、歩幅を小さく

DXのもっとも大きな壁は「目標が大き過ぎて道程がわからない」という点です。しかし、課題の抽出から注力する業務・部署の選定、課題解決のためのプロセスなど、それぞれ小さく切り分けて考えていくと実行しやすくなるでしょう。

また、小さなプロセスに分解していくと、計画やコストなども見えてきます。一朝一夕にはいかないのがDX。長期計画と考えて、じっくり取り組んでいきましょう。

DXは大きく巨大な山です。頂上を目指すには入念な準備と時間が必要です。しかし、準備に時間をかけ過ぎても頂上までの距離は縮まりません。頂上を目指すと決めてある程度計画を立てたら、あとは登りながら計画を修正していきましょう。

参考：変化の激しいVUCA時代を乗り越える「アジャイル」な考え方

次回はDXが進まない“あるある”な現場をご紹介します！

つづく