初心と学ぶ、DXの進め方　第17回「AI-OCRで手書き文字をデータ化」

AI-OCRとは？

初心、RPAを学ぶ：第2回「RPAってどんなことができるの？」

OCR＜Optical Character Recognition：光学的文字認識＞とは、画像データを取り込み、記載されたテキスト部分を認識して編集可能なテキストデータに変換する技術のことです。

最近ではOCRの認識機能を備えたアプリが増えていて、手書き文字の記載された書類をスキャンしたPDFやjpgデータから、記載された文字を認識し、検索結果に表示させるものもあります。

しかし、OCRは全ての文字を読み取れるわけではありません。とくに手書き文字は個人でクセがあり、ヒトでも判読しづらいケースがあります。

そこで登場したのがAI-OCRです。AIが文字の形を学習することで、読み取れる文字の対応範囲を自動的に広げていきます。学習を重ねるほど誤認識が減り、高い精度で読み取りを実現します。

使い方も、書類をスキャンしてAI-OCRのソフトに取り込み、読み取りカ所などを設定するだけ。特別なIT知識は必要ありません。

AI-OCRのメリット

AI-OCRのメリットは、アナログ書類をデータ化するメリットと言えます。

メリット①　保管場所を取らずにコストを削減

アナログ書類の保管には、オフィスや倉庫などある程度の場所が必要になります。それら保存場所の確保にも経費が発生しているので、これを最小限に抑えることはコスト削減につながります。

メリット②　必要な時に書類を取り出せる

個人が扱う書類を机の上に山積みにして、必要な時に取り出せない…、ということは珍しくありません。書類をデータ化すればパソコン内で検索できるので、必要なタイミングですぐに内容を確認することができます。

メリット③　業務自動化につなげられる

書類をデータ化することで、その後工程をRPAなどで自動化することが可能になります。

とくに、業務効率化に自動化は欠かせません。

たとえば、AI-OCRを導入して手書きの注文書を読み取り、読み取りデータをRPAがデータベースに入力して発注手配まで行う、といったことが可能になります（導入事例はこちら）。

または、手書きのアンケートシートをAI-OCRで読み取りデータ化して、テキストを別のAIに感情分析させる、といったことも可能です。

手書き書類のデータ化は、業務効率化、そしてDXには欠かせません。そのため、AI-OCRは現代の業務進行において必須ツールと言えます。

手軽に体験できるOCR

実はOCRを無料で体験する方法があります。それがGoogleドキュメント。使い方は簡単で、PDFやjpgデータをGoogleドライブに取り込み、そこからGoogleドキュメントで開くだけです。

①Googleドライブにデータをアップロードします（今回はjpgデータ）。

②開きたいドキュメントの右端にある「その他操作」（…）から、「アプリで開く」＞「Googleドキュメント」でデータを開きます

③jpgデータに記載されたテキストがデータ化されています

このような無料のOCRのほか、各社で行っているAI-OCRの利用キャンペーンを試してみるのも良いでしょう。

AI-OCRを活用するなら、協力会社を探そう

AI-OCRはアナログ書類のデータ化に不可欠であり、その精度も高く、デジタル化の先にある業務効率化になくてはならないツールです。一方で、活用するにはコツが必要です。

それというのも、データは活用してこそ価値があるからです。

AI-OCRで手書き書類やアナログ書類をデータ化するだけでも、データを検索できるなどメリットが多くあります。しかし、最大のメリットはデータを活用できる点にあります。

たとえば、FAXの注文履歴を顧客情報として取りまとめ、データ分析することで新たなニーズを発見できるかもしれません。また、顧客の購買動向が予測できれば、キャンペーン企画のヒントになるでしょう。

こうした活用を考えるのは、デーアナリストやITツールの専門家がいないとなかなか進まないのが現実です。加えて、このようなDX人材がもともと自社で育成できている企業も少ないでしょう。

そうした企業は、外部の協力会社に相談するのが最も確実です。

さらに、ソフトウェアメーカーではなく、さまざまなITツールを取り扱うITコンサルティング会社であれば、自社の課題を踏まえた解決策を提案してくれるでしょう。

進方さんのような「DXの専門家」にDX推進やデジタル化、業務効率化についてレクチャーしてほしい方、増えています！　初心さんのような初心者でも丁寧に、業務に沿った内容で研修を行います。お気軽にご相談ください！

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