初心、RPAを学ぶ：第10回「ここに気づいて！　RPA稼働時に担当者が気を付けたい4つの注意点」

RPA稼働時の注意点①　RPAでミスデータが大量発生する危険性と対処法

RPAは設定した通りに動いて、データを処理します。その設定が間違っていると、誤ったデータを大量に生み出してしまいます。

そのため、運用テストは重要です。運用部署とも連携しながら、しっかりチェックした上で稼働させましょう。

RPA稼働時の注意点 ②　ミスが発生する業務フローはヒアリングで改善

どれだけ事前に担当者と連携していても、うっかりミスをする人は必ずいます。その時にRPA担当者がデータ修正を引き受けてしまうと、せっかくRPAで自動化した意味がなくなってしまいます。

そのため、ミスをした方に「なぜミスをしたのか」「どんな部分が取り組みづらかったのか」をしっかりヒアリングしておきましょう。その上で、現場がミスをしづらくなる業務フローへと調整していきます。

もしかすると、「入力が手間」「ルールが分かりづらい」など、さらなる業務効率化ポイントが見えてくるかもしれません。

また、ある程度ミスをすることが想定されるのであれば、RPAを動かす前にチェックする工程を入れるなど、業務フローそのものを見直すことも重要です。

よくあるのが、数字を半角や全角混じりにしてしまうといったヒューマンエラー。よくあるミスであれば、半角に統一する作業をシナリオに組み込んでおくだけでもエラー数の減少が期待できます。

RPA稼働時の注意点 ③　シナリオでエラーが出る時は、こんな風に確認

※RPAソフト「WinActor」における業務フローチャートのこと。RPAにおけるフローチャート部分の名称はソフトによって異なります。

「さっきまで動いていたシナリオにひとつ部品を足すだけだから、修正も簡単！」と思っていたのに、いざ修正するとエラーになる…。実はそれ、RPAの作成現場ではよくあることですから、パニックにならなくても大丈夫です。

エラーになる要因はシナリオによって異なりますが、大切なのは「どこがエラーか」を見つけ出すことです。

そのために、部分的にシナリオを稼働させてみましょう。

シナリオ上で左クリックすると「部分実行」という項目が表示されます。グループ化しているシナリオであれば、グループ内の部品が実行されます。

部分実行していき、どこがエラーの原因か突き止めましょう。

RPA稼働時の注意点 ④　RPA導入では完璧を求めない。
トライアンドエラーを繰り返すのが定着への近道

「担当者がルールを守れない」「シナリオがうまく動かない」など、ヒト・ロボットを問わずエラーが起きれば自動化業務はストップしてしまいます。

導入しはじめたばかりの時期は、一気にロボットに任せるのではなく、少しずつ自動化していくのがいいでしょう。

とくにヒトは、いきなり環境が変わってもなかなかなじめないのが一般的です。トライアンドエラーを繰り返しながら、周囲にも少しずつルールを伝えていく。その繰り返しがRPAの安定運用につながります。

ゆっくりでも、失敗しても、そうした経験すべてが効率化につながっていくのが業務改善です。

失敗することは悪いことではなく、前進への一歩。どんどん失敗していきましょう！

まとめ

●RPAは間違った設定をすると、誤ったデータを生成してしまう。事前確認は念入りに
●関係部署に運用ルールを守ってもらえるよう、事前にしっかりとコミュニケーションを取っておく
●運用につまずいても、ヒアリングして業務フローを改善していく
●事前に想定されるミスは、確認・修正も自動化しておくとスムーズ
●シナリオがエラーになっても、「部分実行」で焦らず確認
●失敗も前進への一歩。完璧を目指さずに、トライアンドエラーを繰り返そう

つづく

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