【WinActorを活用しよう！】 業務効率化に効くシステム転記作業の自動化

お客様独自の書式で作られた注文書で受注した場合、担当者は自社内のフォーマットに合わせるために目視で一つひとつの項目を確認し、その内容を社内の受注管理システムに転記していく必要があります。
これ、非常に手間と時間がかかる作業ですよね。お困りの方も多いのではないでしょうか？

こういった作業が大量になれば転記ミスも発生し、お客様にご迷惑をかけて信用度が低下、最終的には売り上げの減少につながる可能性も出てきます。またミスを手直しする負担により、時間外労働が発生し、仕事のモチベーションも低下して業務効率がダウンすることも考えられます。

こうした転記作業はRPAの得意分野です。
WinActorで転記作業の自動化シナリオを作れば、転記ミスが大幅に削減でき、担当者の精神的負担も軽減することが可能になります。

今回ご紹介するのは、誰でも簡単に作成できるシナリオです。実際にいつもお使いのシステムをご準備の上、取り組んでみてください。

本コラムが参考になる方
●注文書を手打ちで自社システムに打ち込んでいる
●転記ミスで残業時間が減らない…
●受発注業務でもっと業務効率を上げたい

自動化の流れ

今回は、『注文書』のデータ内容を、WinActorを使い『受注システム』に自動転記します。
まずは以下動画をご覧いただき、自動化イメージをご確認ください。

今回の作業フローは以下になります。

1. CSVファイルの最終行を読み込み
2. 受注管理システムの立ち上げ
3. CSVデータを読み込み
4. 3で読み込んだ内容を受注管理システムに転記
5. 転記後「注文登録」クリック⇒「OK」クリック
6. 3,4,5をCSVデータ行数分繰り返し
7. Excelファイルを閉じる

基本的な流れは、【WinActorを活用しよう！】Excelの請求書作成業務を自動化して業務効率をアップしよう！と同じです。
前回は読み込んだ情報を『Excelフォーマット』に転記したのに対し、今回は読み込んだ情報を『システム』に転記するという点が異なります（太字記載部分）。

本稿では、システムの自動化方法全般についてフォーカスした内容となっているため、まずは【WinActorを活用しよう！】Excelの請求書作成業務を自動化して業務効率をアップしよう！を読んで基本動作をご確認ください。

準備するもの

作成するにあたって、以下2つをご用意ください。

・注文書データ
・受注管理システム

それでは、次からはいよいよシナリオについて解説します。

受注管理システムの立ち上げ

システムの立ち上げ方法には、大きく分けて「ファイル関連」と「コマンド実行」の２通りがあります。

●ライブラリ「ファイル関連」
・「Explorerでファイル開く」
・「ファイルと関連づいているアプリ起動」【今回のシナリオで使用】

●「コマンド実行」
「コマンド実行」はノードとライブラリの両方に格納されていて、活用方法が異なります。

まずは「コマンド実行」から説明します。

コマンド実行について

ライブラリ内の「コマンド実行」

ライブラリ内の「コマンド実行」から　ライブラリタブ>13_ファイル関連>02_ファイル操作>内にある「コマンド実行」　の使い方を解説します。
こちらはプロパティ設定の際に『コマンド』にアプリケーションのフルパスを入力することで、アプリケーションを実行することができます。

実行アプリケーションの拡張子が
●.exe
●.bat
上記どちらかであれば使用可能です。

VBS※を使用しているため、処理内容をカスタマイズさせたい場合などに活用します。
※VBS< Visual Basic Script>。VBA（Visual Basic for Application）を元にして作られた簡易プログラミング言語のこと。

ノード内の「コマンド実行」

ノード>アクション >「コマンド実行」の使い方も上記同様、プロパティ設定の際に『コマンド』にアプリケーションのフルパスを入力することで、アプリケーションを実行することができます。
実行後はアプリケーションを「ファイル選択」ダイアログボックスから選ぶことができるほか、出力を、『オプション』に設定した変数に格納することもできます。

実行アプリケーションの拡張子が
●.exe
であれば使用可能です。
起動終了まで待機させたい場合などに活用します。

「ファイル関連」での操作について

「Explorerでファイル開く」

エクスプローラからファイルを開く動作を実行します。
ライブラリタブ内にある、13_ファイル関連>02ファイル操作アクション>「Explorerでファイル開く」のプロパティ設定内において、「ファイル名」に実行したいアプリケーションのファイルパスを入力することで実行可能です。

各種ファイル（Office, exe, bat）に加えショートカット（拡張子が .lnk）のファイルでも、アプリケーションを参照して起動することができます。

「ファイルと関連づいているアプリ起動」

指定したファイルをデフォルトのアプリケーションで開くことができます。
13_ファイル関連>02ファイル操作アクション>「ファイルと関連づいているアプリ起動」のプロパティ設定内で、「パス」に実行したいアプリケーションのファイルパスを入力することで実行可能です。

「Explorerでファイル開く」と同様に、各種ファイル（Office, exe, bat・・・）に加えショートカット（拡張子が .lnk）のファイルでもショートカット先のアプリケーションを参照して起動することができます。
今回のシナリオではこちらのパーツを使用しています。

受注管理システムに転記

次に、受注管理システムにデータを転記する方法を解説します。

事前準備

設定中、自動化したいアプリケーションをターゲット選択する必要が出てきます。
その際にWinActorの画面が邪魔でうまく選択できない、といったことがでてきますので、以下の設定をしておくと非常に便利です。

設定方法
ツール → オプション → 編集→ターゲット選択時にWinActorの画面を消すにチェック

転記方法

転記は「文字列設定(Win32)」を使用します。

プロパティ設定について
●『ウィンドウ識別名』と『対象コントロール指定』『設定値』を設定
●『ウィンドウ識別名』と『対象コントロール指定』共に、アプリケーション選択ボタン(ダーツの的のようなもの) をクリック後、それぞれ対象となるアプリケーションと転記したい項目枠を選択※。
※この時の操作を「ターゲット選択」言います
●設定値は、値または変数を入力

以上で完了です。

クリック方法

転記後のクリックについては、「クリック(Win32)」を使用します。
こちらの設定方法も、基本的に文字列設定(Win32)と一緒で、『ウィンドウ識別名』と『対象コントロール指定』を設定するだけです。

実行してみよう

完成したシナリオは、以下の通りです。

システムに転記する箇所などはグループ化すると見やすくなります。

まとめ

今回取り上げたシステムへの転記作業、実は一番といっていいほどクライアントからご要望の多い自動化業務で、ヒアリング現場で「日ごろから皆様苦労されているんだな」と感じています。
本稿通りの手順で設定を進めていけば、簡単な作業はすぐに自動化できますので、まずはお試しください。

もし「作成がどうしてもうまくいかない」といったお困りごとがあれば、ぜひ弊社までご相談ください。経験豊富なRPAコンサルタントが一からアドバイスいたします。