【UiPathでできること】Microsoft Excel（エクセル）を使って請求書作成業務を自動化する

UiPath＜ユーアイパス＞は、RPA^※1の代表的なソフトウェアのひとつです。世界で4,000社以上に導入され、国内では1,000社以上の導入実績があります（2019年時点）。
※1　RPA＜Robotic Process Automation＞「ロボットによる処理の自動化」のこと。

導入企業も多い一方、一部プログラミング知識が必要なため、「現場でなかなか使いこなせない…」とお悩みの企業もいらっしゃいます。

せっかくUiPathを導入しているのであれば、ぜひもっと便利に使ってほしい…。

そんな現役UiPathエンジニアの想いから、UiPathについて具体的なプロセス^※2の作成方法を解説していきます。
※2　UiPathで作成したプログラムのこと。

本稿では、毎月発生するExcelの請求書作成業務を、ボタンひとつで自動化できるプロセスの作り方をご紹介。

記事の通りにプロセスを作成すれば、誰でも明日から面倒な請求書作成作業から解放されます。ぜひお試しください。

本コラムで紹介するUiPathでできること
●Excelでの請求書作成業務の自動化
●自動化によって、請求書業務のミスを削減
●ミスの修正時間を削減することで、残業時間も削減

どんな業務フローを自動化する？

各取引先から来た注文書をAI-OCR^※で読み取り、データ化（Excel）したものを、UiPathを使って所定のフォーマットに転記、別フォルダに保存するプロセスを作成します。

※AI-OCR　OCRは、あらかじめ設定した活字や手書き文字などを画像データとして取り込み、編集可能なテキストデータに変換する技術（光学式文字認識）のこと。AI-OCRは設定外の活字にも対応し、学習することで対応範囲を広げていきます。

参考：「ペーパーレス化を進めたい方は注目！　「DX Suite AI-OCR」を使って注文書をデータ化しよう」

まずは、以下動画をご覧ください。

上記動画は、すでにAI-OCRによってデータ化された各取引先の注文書内容を、所定のフォーマットに転記、保存名を「各取引先名＋日付」とし、別フォルダに保存しています。

準備するもの

プロセスを作成するにあたって、以下２つをご用意ください。

● 請求一覧（各取引先の注文内容が1行単位でまとまっているもの）
● 請求書フォーマット

プロセスを整理しよう

今回のプロセスは以下のような流れになります。

1. 日付取得　
2. 請求一覧データ取得
3. 繰り返し開始(データの各行)
4. 会社毎請求書パス作成
5. 請求書フォーマットコピー
6. 読み取った情報を転記
7. 上書き保存
8. 繰り返し終了

大まかに8つに分類できました。それでは、プロセスを作成していきましょう。

UiPathで請求書（Excel）作成を自動化① 日付取得

アクティビティ^※３タブ内にある、　ワークフロー>制御>「代入」を使用します。
※３　アクティビティとは、UiPathで用意されている最小単位の部品のこと。追加・編集して自動化処理を組み立てます。

こちらのアクティビティを使用することで、本日の日付をyyyymmdd形式で取得することができます（例:2022年7月10日→20220710）。

プロパティの設定は、左辺に取得した日付を保存する変数名を設定し、右辺には以下の内容を設定すればOKです。

「DateTime.Now.ToString(“yyyyMMdd”)」

このようにすると、現在日時を指定した形式の文字列として取得できます。

UiPathで請求書（Excel）作成を自動化②　請求一覧データ取得

日付を取得した後は、請求一覧の「全データ取得」を行います。

まずは、「最終行の取得」とは何かを説明します。以下はサンプルの画像です。

アクティビティタブ内にある、　アプリの連携>Excel >「範囲を読み込み」　を使用します。

こちらを、代入の下にドラッグアンドドロップし、設定項目に記載の通り、プロパティの設定を行ってください。

データテーブルを格納する変数は分かりやすく「DT_請求一覧」とします。

作成のポイント
作成する請求書の数は、毎月同じではないでしょう。
データ量の可変に対応するために、アクティビティ「範囲を読み込み」でデータの行数に関わらず全てのデータを取得しましょう。

UiPathで請求書（Excel）作成を自動化③　繰り返し(データテーブルの各行)

データテーブルの1行目の情報を転記→2行目…と処理を連続して行うため、「繰り返し (データ テーブルの各行)」を使用します。

アクティビティタブ内の　プログラミング>データテーブル>「繰り返し (データテーブルの各行)」　を、範囲を読み込みの下にドラッグアンドドロップ後、プロパティの設定を行います。

上記の設定は、データテーブル型の変数「DT_請求一覧」のデータ行の数だけ動作を繰り返すという意味です。

CurrentRowは直訳で現在行を表します。繰り返しの中でデータテーブル上の指定の列の値を使用する場合は、「CurrentRow(“項目名”).ToString」と設定していきます。

・CurrentRow → 現在行
・(“列名”)　→　どの列の値を使用するか”列名”の箇所に「請求NO」、「会社名」などを設定
・.ToString　→　指定した値を文字列に変換

UiPathで請求書（Excel）作成を自動化④　会社毎請求書パス作成

情報を転記する前に、請求書フォーマットをコピーして会社ごとの請求書ファイルを作成します。

まずはファイルコピーのための会社毎請求書のパスを作成しましょう。
アクティビティタブ内にある、ワークフロー>制御>「代入」　を繰り返し内にドラッグアンドドロップし、プロパティの設定を行ってください。

こちらのアクティビティを活用することで、日付の取得だけでなく、文字列の連結を行いパスを作成することもできます。

ちなみに今回は、指定した保存フォルダに、「会社名_日付.xlsx」で請求書ファイルをコピーするようファイルパスを作成します。

UiPathで請求書（Excel）作成を自動化⑤ 請求書フォーマットコピー

会社毎請求書のパスを作成したら、請求書フォーマットをコピーして会社毎請求書ファイルを作成します。

アクティビティタブ内にある、　システム>ファイル >「ファイルをコピー」　を繰り返し内、代入の下にドラッグアンドドロップし、プロパティの設定を行ってください。

UiPathで請求書（Excel）作成を自動化⑥ 読み取った情報を転記

読み取った情報を転記して、会社ごとに請求書を作成します。

Excelの操作をするにはまずアクティビティタブ内にある、　アプリの連携>Excel >「Excelアプリケーションスコープ」　をファイルコピーの下にドラッグアンドドロップし、プロパティの設定を行ってください。

Excelアプリケーションスコープを使用することで、指定のExcelファイルを開くところから、「実行」内の処理完了後の上書き保存まで通しで実施することができます。

次にExcelに情報を転記するために、Excelアプリケーションスコープ内の「実行」にアクティビティタブ内にある、　アプリの連携>Excel >「セルに書き込み」　を５つドラッグアンドドロップし、それぞれ以下の通りに設定してください。

UiPathで請求書（Excel）作成を自動化⑦　上書き保存

情報の転記後、保存処理が必要ですがExcelアプリケーションスコープの設定時に「変更を保存」にチェクが入っていれば、Excelアプリケーションスコープ「実行」内の処理完了後に自動的にExcelファイルが上書き保存されます。

プロセスの完成イメージ

プロセスの完成イメージは、以下の通りです。

まとめ

本稿でご紹介したそれぞれの項目について、以下のアクティビティを使用しました。

• 日付取得：「代入」
• 請求一覧データ取得：Excel >「範囲を読み込み」
• 繰り返し開始(データの各行)：「繰り返し」
• 会社毎請求書パス作成：「代入」
• 請求書フォーマットコピー：「ファイルをコピー」
• 読み取った情報を転記（会社毎請求書）：「Excelアプリケーションスコープ」「セルに書き込み」
• 上書き保存
• 繰り返し終了

今回使用したアクティビティの使い方を覚えると、見積書や発注書などにも応用することが可能です。自動化業務の幅が広がるので、業務効率アップを目指して、ぜひさまざまな業務に活用してみてください。

「記事で言われていることもよくわからない…」「もっと複雑な業務を自動化したい」といったお困りごとがあれば、ぜひお気軽に弊社までお問い合わせください。